Am Anfang ist das Ribbon

Im Gegensatz zum SPD 2007 existiert in der 2010 Version kein Wizard zum Erzeugen und Managen neuer bzw. vorhandener Worklfows. Dem Benutzer wird ein übersichtliches und klar strukturiertes Ribbon geboten. Im unteren Bereich sind alle SPD Workflows der aktuellen Site aufgelistet.

Dem Benutzer stehen die oben abgebildeten Aktionen zur Verfügung. Wie unschwer zu erkennen ist gibt nun mehrere SPD Workflow Typen:

·         List Workfows

·         Reusable Worklfows

·         Site Workflows

List Worklfows

Die List Workflows sind alte Bekannte aus dem SharePoint 2007. Sie waren die einzige Möglichkeit SPD Workflows zu erstellen. Der Workflow ist genau einer Liste zugeordnet und kann auch nur auf dieser verwendet werden.

Oben sieht man nun den eigentlichen Workflow Designer. An für sich ist man hier beim gleichen Konzept geblieben. Über Schritte (à Step: hier „Archivierung“ und „Benachrichtige Gönner“) wird der Workflow strukturiert und entsprechende Bedingungen und Aktionen über klickbare Textabschnitte definiert. Es wirkt optisch ein wenig schöner, allerdings lassen sich komplexe Workflows nach wie vor schlecht überschauen.

Zum Thema „Step“ gibt es allerdings eine Neuerung, die „Impersonation Steps“.  Sie führen die hinterlegten Aktionen und das Abfragen der Bedingungen unter den Rechten des Benutzers, der den Worklfow als letztes editiert hat.

Weitere Neuerung sind die „Association Columns“. Sie fügen, sobald der Workflow einer Liste zugeordnet ist, beliebige Spalten der Liste hinzu. Diese Spalten können sowohl Site Columns, wie auch normale Columns sein.

Neben diesen Features wurde auch das Standardrepertoire an Bedingungen und Aktionen erweitert.

Neue Bedingung:

·         Person is a valid SharePoint user

Neue Aktionen:

·         Add a comment (Core Actions)

·         Set Workflow Status (Core Actions)

·         Capture a version of the Document Set (Document Set Actions)

·         Send Document Set to Repository (Document Set Actions)

·         Set Content Approval Status for the Document Set (Document Set Actions)

·         Start Document Set Approval Process (Document Set Actions)

·         Declare Record (List Actions)

·         Undeclare Record (List Actions)

·         Lookup Manager of a User (Relational Actions)

·         Start Approval Process (Task Actions)

·         Start Custom Task Process (Task Actions)

·         Start Feedback Process (Task Actions)

·         Extract Substring from End of String (Utility Actions)

·         Extract Substring form Index of String (Utility Actions)

·         Extract Substring form Start of String (Utility Actions)

·         Extract Substring of String from Index with Length (Utility Actions)

·         Find Interval Between Dates (Utility Actions)

Eine gute Übersicht mit einer kleinen Beschreibung zu den neuen Bedingungen und Aktionen hat Phil Wicklund aufgestellt: Hier

Persönlich gefällt mir auch, dass unter „Workflow Settings“ nun leicht und einfach zugänglich die „Task List“ und „History List“ geändert bzw. eine jeweilige neue erstellt werden kann.

Reusable Worklfows

Wie der Name schon darauf hindeutet sind „Reusable Workflows“, Workflows die im Gegensatz zu „List Workflows“ wieder eingesetzt werden können. Das heißt sie können auf mehreren Listen verwendet werden.

Die weiteren Unterschiede werden bewusst, wenn man sich das Ribbon der „Workflow Settings“ dieses Workflow Typs betrachtet.

Mein persönliches Highlight ist, dass „Reusable Workflows“ nicht nur mit Listen kompatibel („Associate to List“) sind sondern auch an Inhaltstypen („Associate to Content Type“) gebunden werden können. Dies war ein großes Manko an SPD 2007-Workflows, das schmerzlich vermisst wurde. Allein den „Code“-Workflows, die im Visual Studio erstellt wurden können, war dies erlaubt.

Reusable Workflows sind zwar wiederverwendbar, allerdings unterliegen sie trotzdem einen gewissen „Scope“. Sie können nur mit Listen verbunden werden, die sich auf der aktuellen Site befinden. Möchte man doch den Workflow auf der gesamten Site Collection verwenden, besteht die Möglichkeit diesen als „global“ zugänglich zu definieren („Convert to Globally Reusable“). Daraufhin kann jede Liste auf der gesamten Site Collection diesen Workflow verwenden.

Zu guter Letzt wäre noch die Template Funktion zu erwähnen. Sie gestattet es den „Reusable Workflow“ als WSP-Datei zu exportieren und gegeben falls mit Visual Studio zu modifizieren. Beim Entpacken des Solution Package (siehe Abbildung unten), findet man das entsprechende XOML-File, dass nach einem Doppelklick auf dieses den Workflow Designer des Visual Studios startet. Das bedeutet lästige Deployment-Vorgänge von SPD-Workflows sind vorbei. Bisher gab es für einen Export der SPD 2007-Workflows von Microsoft keine Unterstützung, man konnte höchstens auf das Codeplex Projekt „SPDToolkit“ zurückgreifen. Hierbei sei noch gesagt, dass diese Template Funktion nicht bei „Globally Reusable Workflows“ zur Verfügung steht.

Site Workflows

Wer kennt dies nicht. Es soll ein langlebiger Geschäftsprozess angefertigt werden, der allerdings nicht in Verbindung mit irgendeiner Liste der Site steht. Bisheriges Vorgehen war es, eine Art „Dummy„ Liste anzulegen mit einem Listitem auf diesem dann der entsprechende Workflow läuft. An für sich ein unschöne Lösung, allerdings mit dem SharePoint 2007 ein häufiger Workaround. Mit SharePoint 2010 wird diesem Übel Abhilfe geschaffen.

Site Workflows laufen nicht auf irgendeinen Listitem. Sie lassen sich vielmehr über die Site starten. Hierfür existiert unter den „Site Actions“ ein neuer Eintrag „Site Workflows“ über diesen Bereich lassen sich die entsprechenden Site Workflows verwalten.

Beim Erstellen eines Site Workflow fällt auf, dass diese natürlich viel weniger Bedingungen mit sich führen. Insgesamt stehen dem Benutzer nur die Bedingungen

·         If value equals value

·         Person is a valid SharePoint User

zur Verfügung. Ansonsten gibt es hierbei keine Abweichungen zu den Bedingungen und Aktionen eines der beiden anderen Workflow-Typen.

Fazit

Die neuen Funktionen der SharePoint Designer Workflows können sich sehen lassen. Viele Punkte, die man im SharePoint 2007 noch vermisst hat, wurden nachgeliefert. Beispielsweise der Export als WSP-File, das Binden an Inhaltstypen oder auch der komplett neue Workflow-Type „Site Workflow“.  Allerdings ist der Standard Workflow Designer nicht Up-To-Date. Die Option des neuen Visio Workflow Designers wurde in diesem Türchen bewusst außen vorgelassen. Dieser wird gesondert behandelt und auf die kommenden Türchen verwiesen.

Schönen Start in die neue Adventswoche

Steven Schmitt​